Mitarbeiter kündigen ist unangenehm? So machen Sie es richtig

Die Aufgaben im Personalwesen sind nicht einfach zu bewältigen, und die Kündigung von Mitarbeitern gehört wahrscheinlich zu den schwierigsten Aufgaben in dieser Rolle. Die Beendigung eines Mitarbeiters am Arbeitsplatz kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, aber unabhängig von der Ursache ist die Rolle des Personalwesens im Kündigungsprozess unverzichtbar und nicht verhandelbar, da sie über das Wissen und die Fähigkeiten verfügen, um die Aufgabe am effizientesten zu bewältigen. Aufgrund der unangenehmen Natur dieser Aufgabe scheuen wir uns jedoch oft davor, darüber zu sprechen, was sie beinhaltet, und konzentrieren uns stattdessen enthusiastisch auf die Einstellungs- und Verwaltungsaufgaben. Dies lässt viele Fachleute völlig unvorbereitet zurück, wenn plötzlich die Kündigungsmitteilung für Mitarbeiter auftaucht und sie den unglücklichen Prozess einleiten müssen.

Viele Personaler sträuben sich für Kündigungen

Die Entscheidung zur Kündigung eines Mitarbeiters

Die Festlegung von HR-Richtlinien zur Kündigung von Mitarbeitern und die Klärung aller Fragen im Zusammenhang mit dem Prozess sind notwendige Schritte, damit Unternehmen reibungslos funktionieren können. Schon bevor es zur Kündigungsphase eines Mitarbeiters kommt, ist es für Unternehmen nützlich, alles in ihrer Macht stehende zu tun, um den Mitarbeiter zu halten, wenn es keine schwerwiegenden Verstöße gibt, die zur Kündigung des Mitarbeiters führen.

Laut Employee Benefits News kann es für Arbeitgeber bis zu 33 Prozent des Gehalts eines Mitarbeiters kosten, einen Ersatz einzustellen. Laut einem Bericht des Center for American Progress könnte die Suche nach einem Ersatz für eine leitende Position bis zu 213 Prozent des jährlichen Gehalts des ausscheidenden Mitarbeiters kosten.

Die Kosten für die Kündigung eines Mitarbeiters sind jedoch nicht das einzige, was berücksichtigt werden muss. Die Kündigung eines Mitarbeiters kann sich sehr nachteilig auf die Moral der anderen Mitarbeiter auswirken, das Arbeitstempo beeinflussen und Projekte in sehr starkem Maße unterbrechen, Ressourcen ablenken, die besser in das Wohlergehen und die Bindung der Mitarbeiter investiert werden könnten, und den öffentlichen Ruf des Unternehmens schädigen.

Dennoch ist es recht schwierig, Unternehmen davon abzuhalten, die Prozesse zur Kündigung von Mitarbeitern im Personalwesen als einzige Alternative in Betracht zu ziehen, wenn es notwendig ist. Ob es sich um wiederholte Regelverstöße, unangemessenes Verhalten am Arbeitsplatz, diskriminierende Handlungen, kontinuierlich schlechte Leistungen oder sogar einen betriebsweiten Entlassungsbedarf handelt, ist manchmal die Kündigung eines Mitarbeiters unvermeidlich. Unternehmen müssen ihre Richtlinien zur Kündigung von Mitarbeitern festlegen, die fest verankert, allen Mitarbeitern zugänglich und bei Bedarf angewendet werden.

HR-Richtlinien zur Kündigung von Mitarbeitern

Wenn die erste Reaktion auf einen Fehler eines Mitarbeiters die Kündigung ist, hat das Unternehmen offensichtlich noch einen weiten Weg vor sich, um überhaupt Mitarbeiter zu haben. Wenn zwanzig Verstöße später ein Mitarbeiter immer noch bei einer Organisation beschäftigt ist, ohne dass später Anstrengungen unternommen wurden, den Arbeitsplatz zu verbessern, wird das Unternehmen weit davon entfernt sein, produktiv zu sein. Es ist auch unfair für Arbeitgeber, nur bestimmte Mitarbeiter zu kündigen und andere mit ähnlicher Leistung und Verhalten zu behalten, was Unternehmen Vorwürfen der Diskriminierung aussetzen könnte. Unternehmen müssen mit ihrer Personalabteilung zusammenarbeiten und die Kündigung im Voraus planen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine faire Chance hat, seine Karriere in einer Organisation aufzubauen.

Festlegung von HR-Richtlinien zur Kündigung von Mitarbeitern

Arbeitgeber und Führungskräfte müssen frühzeitig in der Unternehmensgründung an der Festlegung der Rolle des Personalwesens im Kündigungsprozess arbeiten. Die Schritte der Mitarbeiterbewertung und angemessenen Konsequenzen müssen geplant werden, um sicherzustellen, dass es später keine Probleme gibt. Von der Benachrichtigung der Mitarbeiter über Probleme bis hin zur Durchführung des Austrittsgesprächs muss jeder Schritt berücksichtigt werden:

• Ermittlung von Problemfeldern, auf die Manager und HR-Führungskräfte achten sollten.
• Berücksichtigung rechtlicher Richtlinien, einschließlich staatlicher Gesetzgebungen, die Mitarbeiter schützen – Richtlinien müssen immer in Übereinstimmung mit ihnen formuliert werden.
• Blick auf andere Unternehmen in der Branche und Bestimmung des Standards, wenn nötig.
• Festlegen harter Grenzen für die Organisation und flexible Bedingungen bestimmen – bei wichtigen Fragen eine klare Haltung einnehmen, anstatt die Richtlinien vage zu belassen.
• Auflistung der Eskalationsstufen – Überprüfung durch den Manager, Überprüfung durch HR und PIP-Pläne, Verhaltenskorrekturprogramme, obligatorische Beratung, Suspendierungen, Mitarbeiterkündigung usw.
• Erstellung mehrerer Entwürfe der Richtlinie zur Mitarbeiterkündigung, um sie richtig zu gestalten.
• Einrichtung von Kanälen zur Erfassung von Verstößen gegen die Richtlinie, damit jeder Vorfall effizient erfasst werden kann.
• Verwendung externer Prüfer zur Überprüfung der Wirksamkeit der festgelegten Richtlinie.
• Erstellung klarer schriftlicher Dokumente, die mit den Mitarbeitern geteilt werden können, damit sie eine Aufzeichnung der Richtlinien haben.
• Bei Bedarf rechtliche Unterstützung in Anspruch nehmen, um sicherzustellen, dass alle Richtlinien so klar wie möglich formuliert sind.

Dokumentation als Rahmen

Es ist offensichtlich wichtig sicherzustellen, dass es eine Dokumentation der HR-Richtlinien zur Kündigung von Mitarbeitern gibt, aber es ist auch notwendig, die Dokumentation der Zeit eines Mitarbeiters in einer Organisation aufrechtzuerhalten. Eine ineffektive Datenverfolgung kann ein Unternehmen später in Schwierigkeiten bringen, wenn es nicht nachweisen kann, dass es einem Mitarbeiter eine Warnung gegeben oder Maßnahmen ergriffen hat, bevor es mit dem Kündigungsprozess über das Personalwesen fortgefahren ist.

• Pflegen Sie eine Aufzeichnung der Mitarbeiterdokumentation ab dem Einstellungsdatum – frühere Beschäftigungen, Kontaktdaten, Referenzen usw. Diese bieten einen guten Ausgangspunkt für die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsbedingungen des Mitarbeiters klar festgelegt sind und eine schriftliche Aufzeichnung der Vereinbarung aufrechterhalten wird.
• Verfolgen Sie die Leistung des Mitarbeiters regelmäßig und halten Sie eine Aufzeichnung aller durchgeführten Bewertungen.
• Stellen Sie sicher, dass Beschwerden gegen einen Mitarbeiter erfasst und bei Bedarf weitergeleitet werden, aber seien Sie fair bei der Überprüfung, um sicherzustellen, dass es legitime Verstöße gibt.
• Wenn es Konflikte innerhalb der Organisation gibt, vermitteln Sie fair und stellen Sie sicher, dass alle Parteien zur Rechenschaft gezogen werden.
• Halten Sie eine Aufzeichnung aller durchgeführten Korrekturgespräche mit dem Mitarbeiter und der empfohlenen Änderungen – stellen Sie sicher, dass diese angemessen sind und dass ein Zeitplan festgelegt wird, um den Fortschritt zu verfolgen.
• Berücksichtigen Sie die Meinung des Mitarbeiters und bieten Sie Unterstützung an, die sie benötigen, um eine Änderung vorzunehmen.

Kommunikation mit Mitarbeitern – Die Rolle des HR im Kündigungsprozess

Ein Mitarbeiter kann seine Leistung nie verbessern, wenn er nie über die Probleme bei seiner Arbeit informiert wird. Eine plötzliche Kündigungsankündigung durch das Personalwesen kann einen Mitarbeiter und sein Team überraschen und insgesamt eine negative Erfahrung für alle Beteiligten sein. Ein Teil der Rolle des Personalwesens im Kündigungsprozess besteht darin, kontinuierlich mit dem Mitarbeiter zu kommunizieren.

• Von Anfang an, bereits in der Einstellungsphase, stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Kontakt zu den Mitarbeitern aufnehmen und sich nach ihrer Zeit im Unternehmen erkundigen.
• Wenn ein Problem gemeldet wird, erhalten Sie ein klares Verständnis für das Problem und planen Sie dann ein Gespräch mit dem Mitarbeiter.
• Besprechen Sie das Problem und sammeln Sie Einblicke in die Sichtweise des Mitarbeiters zu der Angelegenheit.
• Legen Sie einen Korrekturverlauf fest und setzen Sie Meilensteine, um den Fortschritt zu verfolgen.
• Planen Sie Gespräche mit dem Manager des Mitarbeiters, um zusätzliche Einblicke in das Problem zu erhalten.
• Treffen Sie sich mit dem Mitarbeiter und verfolgen Sie die Leistungsupdates oder die vorgeschriebenen Verhaltensänderungen.
• Wenn der Mitarbeiter nicht in der Lage ist, den Erwartungen der Organisation gerecht zu werden, führen Sie ein ehrliches Gespräch über Alternativen – Arbeit in einer anderen Position, Degradierung, zusätzliche Schulungsstunden oder letztendlich die Kündigung.
• Verwenden Sie keine beleidigende oder beschuldigende Sprache und konzentrieren Sie sich nur auf die Diskrepanz zwischen dem Mitarbeiter und dem Arbeitgeber.
• Geben Sie eine klare Zeitlinie für die Mitarbeiterkündigung an und wiederholen Sie die Richtlinie zur Mitarbeiterkündigung – falls sie gemäß ihrem Vertrag Anspruch auf eine Abfindung haben, sollte dies ebenfalls erläutert werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Nachricht von der Kündigung vom Personalwesen und nicht von Kollegen oder Gerüchten im Büro kommt.
• Erlauben Sie dem Mitarbeiter, festzulegen, wie er die Nachricht von der Kündigung an Kollegen weitergibt.
• Unterstützen Sie den Mitarbeiter im Übergabeprozess und in den Anforderungen an die Offboarding des Unternehmens – möglicherweise müssen Sicherheitsfreigaben widerrufen und sensible Materialien von ihnen eingeholt werden.
• Führen Sie ein Austrittsgespräch durch, um Feedback zu sammeln, und versuchen Sie sicherzustellen, dass der Mitarbeiter in gutem Einvernehmen das Unternehmen verlässt.

Die Rolle des Personalwesens im Kündigungsprozess erstreckt sich auch darauf, sicherzustellen, dass alle Dokumente vollständig sind und noch ausstehende Zahlungen an den Mitarbeiter rechtzeitig erfolgen. Das Personalwesen muss prompt berechnen, was dem Mitarbeiter geschuldet wird, einschließlich der Übertragung von Krankenversicherungspolicen, unter denen er versichert war. Die Personalabteilung muss auch sicherstellen, dass der Kündigungsprozess keine Chancen für zukünftige Anstellungen des Mitarbeiters beeinträchtigt, daher sollten Dokumente wie Empfehlungsschreiben, Rücktrittsdokumente usw. dem Mitarbeiter ausgehändigt werden, bevor er geht.

Wenn der Mitarbeiter aus guten Gründen ausscheidet und die Möglichkeit besteht, ihn zu einem späteren Zeitpunkt wieder einzustellen, bieten Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit dazu an. Es mag unwahrscheinlich sein, dass der Mitarbeiter in Betracht zieht, wieder in die Belegschaft des Unternehmens einzutreten, nachdem er den Kündigungsprozess durchlaufen hat, aber wenn die Trennung einvernehmlich ist, gibt es immer Raum, einen fähigen Mitarbeiter wieder einzustellen. Die Trennung von einem Mitarbeiter ist nie einfach, aber die Berücksichtigung dieser Details kann den Prozess für alle Beteiligten erheblich erleichtern.